PELATIHAN DIGITALISASI ARSIP KEUANGAN DAN DOKUMEN DI KANTOR NOTARIS & PPAT A.A. NGURAH BAGUS JAYENDRA, SH
Kata Kunci:
digitalisasi arsip, camscanner, google drive, notaris, PKMAbstrak
Arsip merupakan aset penting bagi sebuah institusi karena berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban administratif sekaligus sumber informasi dalam mendukung pengambilan keputusan. Kantor Notaris & PPAT A.A. Ngurah Bagus Jayendra, SH di Kota Denpasar masih mengelola arsip secara manual, sehingga menghadapi berbagai permasalahan seperti penumpukan dokumen, kesulitan pencarian, dan risiko kehilangan arsip. Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) ini dilaksanakan untuk membantu mitra meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip melalui digitalisasi berbasis teknologi. Program PKM meliputi penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) digitalisasi arsip, pelatihan teknis penggunaan aplikasi CamScanner, pendampingan digitalisasi dokumen, serta penyimpanan berbasis cloud menggunakan Google Drive. Metode pelaksanaan mencakup tahap persiapan (koordinasi, observasi, penyusunan modul), pelaksanaan (pelatihan, pendampingan, penataan folder digital), dan evaluasi (monitoring hasil, penyerahan SOP, serta refleksi bersama mitra). Hasil kegiatan menunjukkan staf kantor notaris mampu melakukan digitalisasi dokumen secara mandiri dengan menggunakan SOP sebagai pedoman berkelanjutan. Seluruh arsip akta periode Januari–Agustus 2025 berhasil terdigitalisasi dan tersimpan secara sistematis di Google Drive. Program ini meningkatkan efisiensi pencarian dokumen, mengurangi risiko kehilangan arsip, serta mendukung peningkatan kualitas pelayanan administrasi hukum.
Referensi
Kristiningsih, T., Suwarni, E., Pribadi, J. D., Amanda, T. E., & Aini, Y. N. (2022). Pelatihan dan Pendampingan Pengelolaan Arsip Digital Pada Pos Paud Melati Putih Kelurahan Merjosari Kecamatan Lowokwaru Kota Malang. Prosiding SNPPM-4 (Seminar Nasional Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat) Universitas Muhammadiyah Metro (Vol. 4, Issue 1).
Nurrahmawati, Afri, L. E., & Utami, U. (2023). Pelatihan dan Pendampingan Digitalisasi Arsip di SMP Negeri 3 Rambah Hilir. Jurnal Karinov, (Vol. 6, Issue 1).
Putri, C. C. (2021). Laporan Kuliah Kerja Magang Perbaikan Tata Kearsipan Dan Peningkatan Pelayanan Pada Kantor Notaris & PPAT Dr. I Made Hendra Kusuma, S.H., Sp.N.
Samsiah, Purnamasari, J., Leiwakabessy, D. R., Dadang, A. M., & Tuasikal, P. (2025). Pelatihan Pengarsipan dan Manajemen Dokumen bagi Staf Administrasi Sekolah di Kabupaten Biak Numfor. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat (Vol. 2, Issue 1).
Tahu, G. P., & Asih, N. K. Y. (2025). Perbaikan Tata Kearsipan Dan Peningkatan Pelayanan Pada Kantor Notaris & PPAT Dr. I Made Hendra Kusuma, S.H., Sp.N. Prosiding Seminar Nasional Pengabdian Masyarakat (Vol. 4, Issue 1).
