OPTIMALISASI SISTEM MONITORING CUSTOM ORDER DENGAN VENDOR UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI PROSES OPERASIONAL PADA HEARTWOOD & SONS

Abstrak

Program pengabdian masyarakat ini dilaksanakan di perusahaan Heartwood & Sons, sebuah distributor produk engineered wood dan interior yang menghadapi tantangan dalam pemantauan pesanan kustom akibat tidak adanya sistem monitoring terintegrasi. Permasalahan utama terletak pada kurangnya koordinasi antara tim penjualan yang jumlahnya banyak dan vendor yang hanya memiliki satu PIC, sehingga terjadi hambatan komunikasi, keterlambatan informasi, dan risiko miskomunikasi yang berdampak pada efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Untuk mengatasi hal tersebut, tim pelaksana merancang dan mengimplementasikan sistem monitoring berbasis spreadsheet kolaboratif yang dapat diakses dan diperbarui secara real-time oleh semua pihak terkait. Program ini mencakup pelatihan penggunaan sistem, pembuatan SOP komunikasi, serta evaluasi berkala terhadap efektivitas implementasi. Hasil kegiatan menunjukkan adanya peningkatan transparansi informasi, efisiensi waktu kerja, dan kemampuan tim dalam memanfaatkan teknologi sederhana. Selain itu, sistem ini juga membantu penyusunan jadwal pengiriman yang lebih akurat berdasarkan estimasi waktu kedatangan barang. Dengan pendekatan praktis dan partisipatif, program ini berhasil meningkatkan efisiensi proses operasional serta menjadi langkah awal transformasi digital pada mitra usaha. Keberhasilan program menunjukkan bahwa penerapan teknologi sederhana dapat menjadi solusi efektif untuk meningkatkan kinerja bisnis, khususnya pada sektor usaha kecil dan menengah yang belum memiliki sistem informasi terintegrasi.